Ưu điểm và nhược điểm thường thấy của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy
Ưu điểm và nhược điểm thường thấy của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử ra đời góp phần giúp khắc phục tình trạng làm hóa đơn giả, đẩy mạnh ngành nghề ứng dụng công nghệ thông tin,tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi thực hiện các thủ tục hành chính, quá trình sử dụng hóa đơn điện tử vẫn tồn tại những ưu và nhược điểm nhất định.
Phân biệt các loại hóa đơn điện tử
Theo luật định hiện nay sẽ có 2 loại hóa đơn điện tử đó là hóa đơn điện tử có mã xác thực và hóa đơn điện tử không có mã xác thực.
Đối với hóa đơn có mã xác thực là loại hóa đơn mà khi tổ chức doanh nghiệp hay cá nhân muốn phát hành thì phải thông qua xác thực của cơ quan thuế. Sau đó, cơ quan thuế sẽ cấp mã xác thực và số hóa đơn cho tổ chức doanh nghiệp, cá nhân. Các tổ chức doanh nghiệp, cá nhân phát hành tiến hành ký điện tử bằng chữ ký số. Do làm việc thông qua hệ thống xác thực nên loại hóa đơn này và số hóa đơn là số được cơ quan thuế cấp, người phát hành không phải báo cáo kế hoạch sử dụng theo định kỳ.
Đối với hóa đơn điện tử không mã xác thực, loại hóa đơn này được áp dụng thí điểm vào các doanh nghiệp mới thành lập, từ ngày 01/11/2018 và bắt buộc áp dụng cho tất cả doanh nghiệp trên cả nước vào 01/01/2020. Về bản chất thì hóa đơn không mã xác thực hoàn toàn giống hóa đơn giấy như các thủ tục: xuất, hủy, xóa bỏ, thu hồi hóa đơn nếu sai sót. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải lập báo cáo tình hình sử dụng của hóa đơn điện tử theo tháng và quý.
Ưu và nhược điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử
Bất kể bạn sử dụng hình thức hóa đơn nào cũng sẽ mang lại ưu điểm và nhược điểm nhất định. Chúng mang đến cho ta nhiều lợi ích thì bên cạnh đó cũng sẽ xuất hiện một số lỗi phát sinh.
Nói về ưu điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử, đầu tiên và dễ nhận thấy nhất chính là chi phí tính trên mỗi số hóa đơn điện tử. Với số lượng tối thiểu khoảng 300 hóa đơn cho một năm, giá hóa đơn điện tử sẽ chỉ dao động từ 500VNĐ đến 2.000VNĐ cho một hóa đơn. Còn đối với hóa đơn giấy, mỗi năm phải sử dụng ít nhất 6 cuốn hóa đơn và tương đương 300 số, nên doanh nghiệp sẽ phải chi từ 800.000 VNĐ đến 1.200.000VNĐ tùy vào cuốn hóa đơn được in bao nhiêu màu.
Ưu điểm tiếp theo khi sử dụng hóa đơn điện tử chính là tiết kiệm rất nhiều công sức trong việc ghi và lưu trữ hóa đơn, hạn chế thấp rủi ro thất lạc hóa đơn trong khâu lưu trữ, khâu chuyển phát hóa đơn đến khách hàng
Về phần nhược điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử, hầu như nhược điểm và rủi ro khi sử dụng hình thức hóa đơn này là rất ít, và thường là liên quan đến vấn đề về vật chất kỹ thuật, cơ sở hạ tầng là chủ yếu như mất hệ thống điện đột ngột, mất tín hiệu internet cũng là một số rủi ro bất khả kháng.