Quy trình lập một hóa đơn điện tử như thế nào?
Quy trình lập một hóa đơn điện tử như thế nào?
Nhằm giúp cho việc chuyển đổi từ hoá đơn giấy sang hoá đơn điện tử hiệu quả và thuận lợi nhất, các doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình lập hóa đơn điện tử như: Nguyên tắc, cách quản lý và cách sử dụng hóa đơn điện tử.
Các đối tượng được sử dụng Hóa đơn điện tử
Các đối tượng được sử dụng hoá đơn điện tử bao gồm: Các doanh nghiệp hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, luật kinh doanh, luật chứng khoán, luật bảo hiểm,…Và các văn bản quy phạm pháp luật dưới hình thức: Công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp nhân.
Ngoài các đối tượng kể trên, các đơn vị sự nghiệp công lập cung cấp dịch vụ, buôn bán hàng hoá, tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã hay cá nhân kinh doanh,… cũng được phép sử dụng hoá đơn điện tử.
Nguyên tắc, cách quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử.
Thể theo nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành về các đối tượng, nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng HĐĐT. Theo đó, đối tượng được áp dụng là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân cung cấp hàng hóa và dịch vụ, cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức hay cá nhân quản lý, sử dụng HĐĐT.
Đối với người bán hàng hóa, dịch vụ, người bán phải lập HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn đã quy định. Bên cạnh đó, HĐĐT phải ghi rõ nội dung theo quy định tại Nghị định này, trong trường hợp khi bán hàng hóa dịch vụ mà đơn vị bán có sử dụng máy tính tiền thì phải đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền đã được kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Dữ liệu HĐĐT khi bán hàng sẽ là database cơ sở dữ liệu về HĐĐT nhằm phục vụ công tác quản lý thuế, cung cấp thông tin hóa đơn cho các tổ chức hoặc cá nhân có liên quan.
Mã của cơ quan thuế được ghi trên HĐĐT dựa vào thông tin của doanh nghiệp khai trên hóa đơn. Doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh hay cá nhân kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin này.
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đã kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
– Đồng bộ được hóa đơn in từ máy tính tiền sang kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
– Hoá đơn không bắt buộc có chữ ký số
– Nội dung chi mua hàng hóa và dịch vụ sử dụng được khởi tạo từ máy tính tiền có thể xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo nghị định khi xác định nghĩa vụ thuế.