Cập nhật quy định sử dụng hóa đơn điện tử mới từ 2020
Cập nhật quy định sử dụng hóa đơn điện tử mới từ 2020
Tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC và có hiệu lực từ 1/11/2020 , đây là thời điểm mà nhiều quy định cũ trong việc sử dụng hoá đơn điện tử bị bãi bỏ, 100% doanh nghiệp sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Sau đây là những thay đổi mới nhất về hóa đơn điện tử được cập nhật tới kế toán và doanh nghiệp
Các thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Các quy định về hóa đơn điện tử có hiệu lực đến trước 1/11/2020 thì hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử phải bao gồm: Hóa đơn mẫu, quyết định áp dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Sau đó, 2 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ nếu không có vấn đề gì với cơ quan thuế thì doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hóa đơn.
Tuy nhiên, kể từ 1/11/2020 thì thủ tục đăng ký sẽ có sự thay đổi như sau: Ở khoản 1, Điều 20, Nghị định 119/2018/NĐ-CP khi đơn vị đăng ký hóa đơn điện tử cần nộp một Tờ khai Đăng ký theo mẫu số 01 đã ban hành để đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế.
Trách nhiệm của cơ quan Thuế là gửi thông báo theo mẫu số 02 đã ban hành kèm theo Nghị định về việc chấp nhận hay không cho đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử phải được xác định
Thời gian lập hóa đơn điện tử được xác định dựa theo thời gian người bán ký số và ký điện tử trên hóa đơn. Hoá đơn điện tử được hiển thị theo định dạng chuẩn ngày, tháng, năm và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 của Thông tư 68/2019/TT-BTC
Vì vậy các hóa đơn điện tử từ ngày 1/11/2020 sẽ bắt buộc phải có ngày lập hoá đơn trùng với ngày ký số thì được coi là hợp lệ.
In chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hoá đơn giấy
Theo thông tư 32/2011/TT-BTC thì ban đầu hóa đơn điện tử có thể được in chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc và xuất xứ của hàng hoá hoặc phục vụ cho mục đích lưu trữ chứng theo quy định của Luật Kế toán.
Tuy nhiên, từ 1/11/2020, doanh nghiệp chỉ được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hoá đơn giấy để ghi sổ hoặc theo dõi theo quy định của Luật kế toán. Các chứng từ giấy này chỉ có mục đích giá trị lưu giữ chứ không còn hiệu lực để giao dịch hoặc thanh toán.
Quy định về đánh số và ký hiệu trên hóa đơn điện tử
Dựa theo thông tư 68/2019/TT-BTC, từ ngày 1/11/2020 các hóa đơn điện tử sẽ bỏ mẫu số hóa đơn và số hóa gồm 8 chữ số, đi từ 1 – 99999999. Ngoài ra, ký hiệu của hoá đơn cũng được thay đổi cụ thể như sau:
Ký tự thứ 1: dùng phân biệt các loại hóa đơn như: Hóa đơn GTGT, hóa đơn BH, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, hóa đơn khác,…
Ký tự thứ 2: Nếu là C có nghĩa đây là hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế. Nếu là K thì đây là loại không có mã của cơ quan thuế.
– Ký tự thứ 3 và 4: Dùng để xác định năm lập hóa đơn điện tử,dựa theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch hiện hành
– Ký tự thứ 5: Cho biết loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
– Ký tự thứ 6 và 7: Do doanh nghiệp tự xác định, dựa theo nhu cầu quản lý. Trong trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là “YY”.