• By: Accounts
• Tháng Hai 14, 2020

Các tình huống thường gặp khi sử dụng hoá đơn điện tử

Năm 2020 được coi là năm quan trọng khi mà nhiều quy định về hóa đơn điện tử sẽ có hiệu lực từ sau 01/11/2020. Để giúp các kế toán hiểu rõ về việc áp dụng HĐĐT trong năm 2020, sau đây sẽ sẽ tổng hợp và giải đáp những tình huống liên quan đến HĐĐT được quan tâm nhất.

1. Nếu hóa đơn đã xuất có sai sót thì được điều chỉnh, khắc phục như thế nào?

Hoá đơn đã xuất bị sai sót có thể chia làm hai trường hợp. Nếu sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng Mã Số Thuế thì dựa theo thông tư 26/2015/TT-BTC đã ghi rõ “Các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập Hóa đơn điều chỉnh”

• Trường hợp HĐ ĐT đã được lập và gửi cho người mua nhưng chưa hàng hoá chưa được giao đi, dịch vụ chưa được cung ứng hoặc HĐĐT đã lập và gửi cho người mua và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót trong lúc này thì chỉ được hủy hoá đơn khi có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên mua và bán. Ngoài ra, việc huỷ HĐĐT có hiệu lực theo đúng thời hạn do 2 bên tham gia đã thoả thuận với nhau
• Trường hợp đã lập và gửi hoá đơn cho người mua, hàng hoá cũng đã được cung ứn, bên bán và bên mua đã kê khai thuế với nhau sau đó phát hiện sai sót thì cả người mua lẫn người bán phải lập văn bản thỏa thuận, có chữ ký điện tử hai bên, ghi rõ sai sót. Đồng thời, người bán lập HĐĐT điều chỉnh sai sót.

Lưu ý, HĐĐT lập sau phải ghi rõ điều chỉnh số lượng hàng hoá, đơn giá, các loại thuế suất cho hoá đơn điện tử số. Căn cứ vào HĐĐT đã điều chỉnh, người bán và mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo đúng quy định pháp luật về việcquản lý thuế, hóa đơn hiện hành.

2. Các doanh nghiệp đang sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có thể sử dụng thêm hóa đơn điện tử được không?

 Căn cứ khoản 3, Điều 7 thông tư 32/2011/TT-BTC ghi rõ “Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau” kèm theo thông báo phát hành của từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Nếu doanh nghiệp buôn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ thì đối với mỗi lần bán hàng hóa, dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng 01 hình thức hóa đơn. Cụ thể ở đâ nếu tổ chức kinh doanh đã sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa đó thì không được dùng hóa đơn đặt in hay hóa đơn điện tử thêm nữa. 

3. Có cần dấu xác nhận người bán trên hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT không?

Người mua, người bán  được phép chuyển đổi hóa đơn từ điện tử sang giấy nhằm mục đích phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán. Tuy nhiên, HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng quy định tại khoản 2, 3, 4, Điều 12,Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Bên cạnh đó, công văn 3501/TCT-CS của Tổng cục thuế ngày cũng hướng dẫn:

• Trường hợp chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá trong quá trình lưu thông, chỉ được chuyển đổi 01 lần và phải đáp ứng đầy đủ các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC kèm theo là chữ ký của người đại diện pháp luật của người bán và dấu của người bán.
• Trường hợp chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để mục đíc lưu trữ chứng từ theo quy định của Luật Kế toán, thì HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy cũng phải đáp ứng các quy định được nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

Từ đó có thể biết được, Bộ Tài chính và Tổng cục thuế đã thống nhất quan điểm về hóa đơn chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa thì phải có dấu người bán.