5 Điều kiện doanh nghiệp cần đáp ứng khi sử dụng hóa đơn điện tử
5 điều kiện doanh nghiệp cần đáp ứng khi sử dụng hóa đơn điện tử
HĐĐT bắt buộc áp dụng với 100% doanh nghiệp kể từ ngày 01/11/2020, đây cũng là hình thức hóa đơn phù hợp để triển khai ở nhiều mô hình kinh doanh khác nhau dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ, dù là tổ chức lớn hay đến các cá nhân kinh doanh. Vì vậy, việc đáp ứng đúng các điều kiện sử dụng HĐĐT không khó như nhiều kế toán doanh nghiệp nghĩ.
Các bước triển khai một hóa đơn điện tử hiệu quả
1. Triển khai đánh giá nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp kinh doanh
Điều đầu tiên trước khi lựa chọn đơn vị cung cấp HĐĐT, doanh nghiệp cần lên danh sách các yêu cầu tiêu chí và nhu cầu về sử HĐĐT như: Trung bình mỗi tháng phát hành bao nhiêu hoá đơn, số lượng máy in và các điểm, phần mềm hệ thống để doanh nghiệp tích hợp với hóa đơn điện tử,…
Dựa vào những tiêu chí này doanh nghiệp có thể đưa ra yêu cầu về hình thức HĐĐT cho nhà cung cấp phần mềm HĐĐT đánh giá mức độ đáp ứng, từ đó có cơ sở để lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp.
2. Lựa chọn nhà cung cấp HĐĐT uy tín
Hiện nay các nhà cung cấp HĐĐT uy tín xuất hiện rất nhiều, nên doanh nghiệp có rất nhiều sự lựa chọn khi sử dụng phần mềm HĐĐT từ đơn vị trung gian.Để chọn được nơi cung ứng đáp ứng được tất cả tiêu chí, để việc sử dụng HĐĐT thực sự hiệu quả, mang lại lợi xác nhận và khuyến khích sử dụng.
3. Lập thông báo phát hành HĐĐT với cơ quan thuế
Để lập hồ sơ thông báo phát hành với cơ quan chức năng thuế hiện nay được thực hiện hoàn toàn thông qua mạng, qua phần mềm HĐĐT. Doanh nghiệp có thể dễ dàng khởi tạo mẫu HĐĐT với các thao tác đơn giản.
Trong đó, hồ sơ để thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm: Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử, thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo mẫu số 2, mẫu hóa đơn.
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng
Thể theo khoản 2, điều 4, thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi khởi tạo HĐĐT phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Người thực thi HĐĐT phải có đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để có thể thực hiện việc tạo lập và sử dụng HĐĐT theo đúng quy định ban hành.
- Doanh nghiệp phải là tổ chức kinh tế đủ điều kiện, đang thực hiện các giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan chức năng thuế. Hoặc doanh nghiệp là tổ chức kinh tế đã sử dụng giao dịch điện tử trong các hoạt động ngân hàng.
- Có mạng thông tin, các đường truyền tải thông tin, địa điểm và thiết bị truyền tin phải đáp ứng được yêu cầu khai thác kiểm soát và sử dụng, bảo quản cũng như lưu trữ HĐĐT
- Chữ ký điện tử theo đúng quy định của pháp luật.
- Phần mềm bán hàng, cung cấp dịch vụ được kết nối với phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu của HĐĐT được tự động chuyển vào phần mềm cùng cơ sở dữ liệu kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.